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Wissenswertes:

(13.10.2020) Ist die Entscheidung für einen digitalisierten Posteingang gefallen, stellt sich nun die Frage nach dem passenden Anbieter. Für kleinere und mittlere Unternehmen gibt es eine Auswahl zwischen drei Typen von Postdigitalisierern.

1. Regionale Scancenter und Copyshops für KMUs: Als Dienstleister scannen diese Anbieter Ihre Post und stellen Ihnen diese zum Beispiel via FTP Server zur Verfügung. Diese Lösung ist einfach umsetzbar, bietet aber außer des Scanvorgang keine Möglichkeiten der weiteren Bearbeitung der Post. Weitere Unternehmensprozesse können nicht eingebunden werden.

2. Nationale Dienstleister für KMUs: Dieses Unternehmensmodell ist noch recht neu und wird von einer Handvoll Unternehmen dominiert (beispielsweise Caya, ePost oder Clevver). Diese Postdigitalisierer arbeiten häufig für kleine oder mittelständische Unternehmen. Aufgrund des Zugangs zu einer breiteren Kundengruppe bieten sie Mehrwerte über das reine Scannen hinaus, in dem sie zum Beispiel Prozesse für das Empfangen, Verwalten und Bearbeiten von Post anbieten. Damit vereinfachen und unterstützen sie durch dedizierte Software die Unternehmensprozesse ihrer Kunden. Das bedeutet mehr Effizienz für Unternehmen und Fokus auf das Kerngeschäft, statt auf administrative Prozesse.

3. Nationale Enterprise Dienstleister: Diese Postdigitalisierer wenden sich mit ihrem Angebot an große Unternehmen und Konzerne, welche hohe Postaufkommen (zehntausende Briefe pro Monat) und konkrete Anforderungen mitbringen. Häufig werden zunächst in einem mehrmonatigen Projekt die Anforderungen aufgenommen um anschließend ein Integrationsprojekt gestartet, dessen Ziel nicht nur der digitalisierte Posteingang, sondern auch ein großes IT-Projekt ist, mit dem viele Prozesse basierend auf der eingehenden Briefpost vollständig automatisiert werden.

Augen auf bei der Auswahl: Qualität und Leistung auf dem Prüfstand
Bei der Auswahl müssen Unternehmen auf eine Reihe von Qualitäts- und Leistungsmerkmalen achten. Diese umfassen praktische Aspekte wie die einfache Integration in die bestehenden Systeme und Prozesse, aber auch Sicherheitsfragen.

Da der Posteingang ein wichtiger Prozess jeder Unternehmensführung ist, sollte der Anbieter für solche Fragen daher sorgsam ausgewählt werden. Ein nationaler Anbieter mit entsprechend großer Kundenbasis kann daher von Vorteil sein, da Sie hier von einer Bearbeitung unter datenschutzkonformen Bedingungen und einem großen Erfahrungsschatz ausgehen können.

Egal, welchen Anbieter Sie wählen, eine gewisse Grundausstattung sollte Ihr digitaler Briefkastenanbieter im Sortiment haben:

  • Datenschutz: Ihre Post wird sowohl als Scan als auch in physischer Form unter DSGVO-konformen Bedingungen bearbeitet. Dazu zählt die Verarbeitung der Post ausschließlich in Deutschland. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist dabei Pflicht.
  • Kundenbetreuung: Der Postdigitalisierer berät und führt Sie während aller Prozessschritte. Ein Kundensupport unterstützt Sie bei Fragen und Problemen.
  • Zeitmanagement: Der Scanvorgang sollte inklusive der digitalen Bereitstellung nicht länger als 24 Stunden brauchen. SLAs incl. Same-Day-Scanning sollten vertraglich vereinbart sein. 
  • Zertifizierungen: Siegel und Zertifizierungen wie zum Beispiel ISO 9001 oder 27001 weisen auf vertrauenswürdige und qualitativ hochwertige Dienstleister hin, die regelmäßigen Prüfungen unterliegen.
  • Archivierung: Ihre Postdokumente werden für eine festgelegte Frist aufbewahrt. Sie können außerdem entscheiden, welche Dokumente nach dem Scanvorgang vernichtet werden sollen.

 Ein wichtiger Hinweis: Achten Sie bei der Auswahl Ihres Postdigitalisierers darauf, dass er agnostisch arbeitet, d.h. Post von allen Postunternehmen bearbeitet. In einigen Fällen kann nur Post der Deutschen Post gescannt werden. Das kann zu Problemen führen, da Behörden häufig über alternative Postunternehmen Unterlagen versenden. Klären Sie diesen Aspekt unbedingt im Vorfeld, um böse Überraschungen zu vermeiden! 

KMU bieten sich eine Reihe an Möglichkeiten, einen digitalisierten Posteingang einzurichten. Je nach Unternehmensgröße und Unternehmensprozessen bietet sich Ihnen von kleinen regionalen Anbietern, die ausschließlich den Scanvorgang vornehmen bis hin zu hochspezialisierten Unternehmen, die den Posteingang mit weiteren digitalisierten und automatisierten Prozessen verknüpfen, eine Fülle an Möglichkeiten.

Wenn Sie daran arbeiten, Ihre Unternehmensprozesse im Zuge der Umstellung auf reine Homeoffice-Arbeit zu automatisieren, bietet sich ein Postdigitalisierer mit einem größeren Angebot an. Dieser berät Sie, welche Verknüpfungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sind und unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter*innen bei allen Prozessschritten.

Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya, Quelle: Caya

 

 

 

 

 

Autor: Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya (www.getcaya.com)

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