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Wissenswertes:

(28.09.2020) Welche spannenden Aufgaben können denn in einer Kassenärztlichen Vereinigung anfallen, einmal abgesehen von den lebensrettenden Corona-Behandlungszentren, die überall in Westfalen-Lippe hochgefahren wurden? Da geht es doch um verwaltungstechnische Grundtätigkeiten wie Informationen entgegennehmen, drucken, scannen, entscheiden und Bescheide versenden. Wie will man deren Effektivität steigern?

Christoph Lansing, verantwortlich bei der KVWL für Risiko- und Qualitätsmanagement, Quelle: KVWLKönnen Entscheidungswege an Gesetzen vorbei abgekürzt werden, nur weil das effektiver ist? Genauso wenig kann man die Feuerwehr einsparen, nur weil es aktuell nicht brennt. Hier wie auch bei Kassenärztlichen Vereinigungen geht es um ein Grundregulativum und die Daseinsvorsorge unserer Gesellschaft. Dienste müssen bereitstehen, auch wenn sie im Moment nicht nachgefragt werden. Vorgänge müssen so bearbeitet werden, wie es das Gesetz verlangt. Steigerung von Effektivität, so die klassische Aufgabe eines Organisationstools, kann hier also nicht die Aufgabe sein. Vielmehr ging es in unserem Dortmunder Beispiel, der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL), um die Steigerung der Sicherheit des Verfahrens, der Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe und einem hohen Maß an Mitgliederservice.

Suche nach einem Tool
Im Einzelnen kamen noch einige andere Gründe hinzu. Da waren IT-Applikationen, die revidiert bzw. neu geschaffen wurden. Im Einsatz waren unterschiedliche Dokumentationswerkzeuge, verschiedene Programme je nach der Vorliebe der einzelnen Entwickler. Zusammen ergab das eine ziemlich bunte Landschaft. Hinzu kamen Forderungen des Gesetzgebers, die dazu führten, dass Personalbedarfsermittlungen durchgeführt werden mussten. Für diese Aufgabe gab es eine Zusammenarbeit mit der FH Bremerhaven, die auf Basis von Access und Excel dafür ein Werkzeug entwickelte, worin Prozesse strukturell dokumentiert wurden. Dann wurden beginnend 2007 einzelne Bereiche der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Dafür wurden Prozesse mithilfe von Visio und Word dokumentiert und im Intranet veröffentlicht.

Letztgenannte Aufgaben lagen und liegen in der Hand von Christoph Lansing, verantwortlich bei der KVWL für Risiko- und Qualitätsmanagement, der über die früher mangelhafte Einheitlichkeit berichtet: „Es kann doch nicht sein, dass ich bei der Dokumentation der Prozesse zur Erhebung des Personalbedarfs mit dem einen Tool arbeite, um dann kurze Zeit später im Rahmen der QM-Zertifizierung das Ganze noch einmal anzugehen, diesmal mit Visio und Word.“ Das gab den Anstoß, ein Werkzeug zu suchen, das die Schnittstelle zwischen Modellierung und Excel in beiderlei Richtungen erlaubte. „Wir suchten also hohe Qualität, die aber kostenmäßig im Rahmen blieb“, so Lansing, „und das möglichst ohne Access, Excel, Visio und Word.“

Vollständiges Dokumentationstool Aeneis
Bei „Aeneis“ des Stuttgarter Lösungsanbieters intellior AG wurde man fündig. Zu den internen Vorreitern gehörten die Geschäftsbereiche Finanzen, Servicecenter und Versorgungsqualität mit insgesamt gut 110 Mitarbeitern. Die Zahl der User hat sich (bei 20 Modellierern) inzwischen versechsfacht. Heute gibt es keine verschiedenen Vorgehensweisen bei ein und demselben Sachverhalt mehr, sondern für alle 600 User ein Tool: Aeneis.

Auch in den zwölf Bezirksstellen der KVWL ging und geht es darum, „das Richtige richtig zu machen“, so Lansing. Das heißt, die relevanten Rechtsgrundlagen richtig anzuwenden und möglichst einheitlich zu interpretieren. Das nahezu perfekt geeignete, vielseitige, also richtige Werkzeug ist Aeneis. In den Bezirksstellen arbeiten jeweils zwei bis vier Kollegen, das sind in der Regel Verwaltungsfachangestellte, Rechtsanwalts- und Notarsgehilfen o.ä., aber auch Medizinische Fachangestellte, die aufgrund der weiten Dislozierung über ganz Westfalen-Lippe bis vor ungefähr zehn Jahren eine Art „Eigenleben“ führten. Dann bekam eine Kollegin den Auftrag, die Bezirksstellen fachlich zusammenzuführen. Mit dem neuen System „Aeneis“ ergab sich ein positiver Effekt. „Mit diesem Projekt haben wir den Schritt von einem Modellierungstool zu einem vollständigen Dokumentationstool geschafft“, erinnert sich Lansing. Das bedeutet zu modellieren, Handlungsgrundlagen und Musterschreiben beim Prozess verfügbar zu machen, Interpretationsmöglichkeiten klarzustellen, einheitliche Vorgaben zu vereinbaren und für alle sichtbar zu machen.

Klare Bestimmung bei der Befreiung vom Notfalldienst
Durch einen der insgesamt 1200 Prozesse bei der KVWL ist beispielsweise die Vorgehensweise bei der Befreiung vom Notfalldienst von schwangeren Ärztinnen in Westfalen-Lippe geregelt. Um davon befreit zu werden, stellt die Ärztin einen Antrag bei ihrer Kassenärztlichen Vereinigung. Aber ab wann genau ist sie nun befreit? Ab dem nächsten Ersten oder rückwirkend oder „ab sofort“ oder …? Das regelt kein Gesetz. Das wurde „individuell“ festgelegt. Man hat sich darauf verständigt, dass die Befreiung ab Antragsdatum gilt, möglicherweise also auch rückwirkend, wenn der Antrag ein paar Tage später eingegangen ist. Diese Zusatzinformation, und darauf kommt es verwaltungstechnisch an, ist bei der konkreten Bearbeitungstätigkeit im System „Aeneis“ hinterlegt und für alle Mitarbeiter, die einen solchen Vorgang bearbeiten, nachzuvollziehen und einsehbar. So kommen nun alle Mitarbeiter*innen bei ihrer Entscheidungsfindung zum selben Ergebnis.

Im Ganzen gesehen hat sich in den letzten zehn Jahren seit Einführung von „Aeneis“ in der KVWL in der Prozessdokumentation alles verändert. Es gibt eine Startseite für das Prozessportal, von der aus man in alle Prozesse gelangt. Von dort wird an allen für diesen Prozess relevante Stellen des Dateisystems, in den SharePoint sowie in das Internet und Intranet verlinkt. Benötigte Informationen, alles, was irgendwo geregelt ist, steht immer an dieser Stelle parat, ist unmittelbar im Prozess greifbar.

Auch ist bei der KVWL seit Kurzem das vollintegrierte DSGVO-Modul von „Aeneis“ der intellior AG im Einsatz, das ebenfalls auf Prozessen aufsetzt und die Forderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erfüllt. Es gibt klare Rollenzuweisungen. So weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgaben er zu erfüllen hat und welche Kompetenzen ihm zugeordnet sind. Auswertungen sind möglich, eine für die KVWL-Belange angepasste Risikobeurteilung gehört zum verfügbaren Standard. Die Digitalisierungsprojekte, die zunächst bis zum Jahr 2022 geplant sind, setzen auf bereits dokumentierten Prozessen auf.

www.intellior.ag

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