Vinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo Slider

Praxisorientierte IT- & Business- Informationen für Investitions-Entscheider in Mittelstand und Großunternehmen
Medium für Informations- und Kommunikationstechnik - Organisation und Bürogestaltung - Management und Führungsfragen - Innovation, Motivation, Märkte, Trends

Mediadaten | Hier unsere aktuellen News:

(02. Februar 2016) Endlich ist es konkret geworden: Seit dem vergangenen Jahr wissen Unternehmen ganz genau, welche Anforderungen sie für eine Betriebsprüfung erfüllen müssen. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ definieren, was wie vorliegen muss – uneingeschränkt für alle Unternehmen. Damit wissen Unternehmen auch, welche Regeln sie für eine digitale Betriebsprüfung einhalten müssen. Ein paar einfache Schritte machen die Vorbereitung auf die Prüfung noch einfacher.

1. Eilige Terminsache. Wenn die Betriebsprüfung kommt, bleiben im Schnitt nur zwei Wochen – eine Frist, die einfach nicht reicht, um sich erst dann adäquat vorzubereiten. Jetzt kann man sich freuen, wenn man bisher so gearbeitet hat, dass der Prüfer vor der Tür keine Panikschübe auslöst. Denn der will alle steuerrelevanten Dokumente des Prüfzeitraums sehen. Gut für den, der sie so gespeichert hat, dass sie für den Prüferexport ausgelegt sind – ohne all den steuerlich irrelevanten Mail- oder Schriftverkehr. Und wer seine Bücher stets aktuell führt, kann sich schon fast zurücklehnen. Es gilt eine Frist von acht bis zehn Tagen für Geschäftsvorgänge – Kasseneinnahmen und -ausgaben sind sogar täglich aufzuzeichnen.

2. Wissen, was relevant ist. Digitale Betriebsprüfungen sind deutlich breiter angelegt als klassische Prüfungen nach Aktenlage. Der Prüfer darf auf alle IT-Systeme, die steuerlich relevante Belege produzieren oder Geschäftsvorfälle verarbeiten, zugreifen. Fordern darf er nur steuerrelevante Dokumente des Prüfungszeitraums, verwenden darf er jedoch alles, was er in seine Finger bekommt. Ist die zeitliche Abgrenzung der Dokumente noch leicht zu handhaben, wird es bei der Frage, was steuerlich relevant ist, schon schwieriger. Es macht also Sinn, diese Trennung generell – und nicht erst mit der Prüfung – zu berücksichtigen. Steuerlich Relevantes von Unwichtigem zu trennen ist die Aufgabe des Unternehmens. Eine echte Herausforderung, wenn man berücksichtigt, dass heutzutage neben der herkömmlichen Papierrechnung noch E-Mails, EDI-Nachrichten und diverse andere digitale Medien mit steuerrelevanten Dokumenten das Unternehmen erreichen. Und nicht nur das: Die Unterlagen müssen laut Steuerrecht 1. nachvollziehbar – also strukturiert und indiziert, 2. verfügbar – also im effizienten Zugriff, und 3. unveränderbar – ohne die Möglichkeit nachträglicher Änderungen oder zumindest mit protokollierten, versionierten Ergänzungen – vorliegen.

3. Solides Dokumentenmanagement einsetzen. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) leistet hier wichtige Dienste. Es muss allerdings einige Kriterien erfüllen. Rechtssichere Aufbewahrung und langfristig gesicherter Zugriff sind dabei nur die Basis. proALPHA bietet für die notwendige Separierung prüfungsrelevanter Dokumente eine Kennzeichnungsmöglichkeit, die auf der Basis von Belegarten (beispielsweise Kassenbelege oder Ein- und Ausgangsrechnungen) diese bereits mit der Anlage kennzeichnet und somit eine nachträgliche Selektion obsolet macht. Volltext- und schlagwortbasierte Suche helfen bei der Identifizierung unstrukturierter Dokumente, so dass die Trennung von Wichtigem und Unwichtigem zu einem Kinderspiel wird. Natürlich sollte das DMS auch auf Daten aus anderen Systemen wie etwa Kassen, Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder E-Mail-Server zugreifen können und Drag and Drop-Archivierung unterstützen. Optimalerweise ist das DMS in einem ERP-System eingebettet und die Ablage erfolgt dabei direkt – unter Fachleuten auch ‚Cold-Archivierung‘ genannt. Integration wird damit zum essenziellen Kriterium. Perfekt, wenn dann noch eine regelmäßige Kontrolle auf Revisionssicherheit des DMS-Systems durch den ERP-Anbieter erfolgt.

4. Ein Tool für den Plausibilitätscheck. Und noch ein Check hilft im Vorfeld der Betriebsprüfung: die Prüfung der Daten auf Auffälligkeiten. Stimmt das Verhältnis zwischen Erträgen und Aufwendungen? Gibt es außergewöhnliche Buchungen? Gut, wenn man das auf Knopfdruck feststellen kann. Das erfordert ein starkes Data Mining- und Analyse-Tool für große Datenmengen und Ad-hoc-Abfragen. Ein solcher Analyzer findet Unregelmäßigkeiten wie Buchungen ohne Text, signifikante Umsatzveränderungen, auffällige Abweichungen in den Buchungsbeträgen oder sogenannte Scheinlieferanten. Idealerweise ist das Tool noch weitgehend intuitiv bedienbar und erleichtert so das freie Arbeiten.

5. Zugriff nur für Prüfer. Vor dem Prüfungstermin sollte sichergestellt werden, dass alle Zugriffsmöglichkeiten (unmittelbarer und mittelbarer Datenzugriff sowie Datenträgerüberlassung) gegeben sind. Die Prüfer haben die Wahl zwischen drei Zugriffsarten: Bei der unmittelbaren Variante arbeiten sie im Unternehmen mit limitiertem Zugang zu den betrieblichen IT-Systemen, aber mit voll umfänglichem Zugriff auf alle vorhandenen Auswertungsfunktionen. Beim mittelbaren Zugriff unterstützt ein eigens abgestellter Mitarbeiter den Prüfer, wertet – auf Anweisung – die Daten aus und stellt die Ergebnisse bereit. Beim digitalen Zugriff wird den Behörden ein Datenträger mit steuerrelevanten Informationen überlassen. In Punkto Sicherheit hat proALPHA ein besonderes Bonbon zu bieten: Der sog. GoBD-Export wurde seitens der Audicon auf GoBD-Konformität geprüft und erfolgreich zertifiziert.

6. Rücksicht auf betriebliche Belange fordern. Ein Unternehmen hat nicht nur Pflichten, sondern auch Rechte. Bei der Prüfung müssen sich die Behörden an festgelegte Regeln halten. Das Unternehmen kann beispielsweise einen Antrag auf Verlegung der Prüfung zum Steuerberater stellen – oder auf Verschiebung der Prüfung. In jedem Fall aber braucht ein Antrag eine plausible Begründung, dazu zählen etwa Messetermine, Betriebsurlaub, Jahresabschluss, Hochsaison oder der Urlaub des hauptverantwortlichen Mitarbeiters. Doch auch die Behörden müssen ihr Vorgehen begründen können, sei es für das Auswahlermessen oder die zeitliche Dringlichkeit.

7. Mitarbeiter klar briefen. Die Prüfung steht ins Haus und jeder sollte jetzt seine Rolle kennen. Wer darf mit den Prüfern reden? Wer ist der Hauptkontakt? Zwar hat der Prüfer das Recht, jeden Mitarbeiter zu befragen. Trotzdem empfiehlt es sich, nur die wirklich auskunftsberechtigten Mitarbeiter dem Prüfer bekannt zu machen. Alle übrigen Mitarbeiter dürfen auf diese ausgewählten Kollegen verweisen und müssen nur Fragen zum eigenen Lohn oder Gehalt beantworten. Auf keinen Fall dürfen sie dem Prüfer Unterlagen überlassen. Die Variante der Datenträgerüberlassung kann hier zum entscheidenden Vorteil werden, denn so besteht gar nicht erst die Gefahr, dass der Prüfer die „falschen“ Personen kontaktiert.

8. Ausbilden und kontrollieren. Einmal informieren reicht oft nicht. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen müssen bestimmte Regeln sicher beherrschen – keine leichte Aufgabe, denn die gesetzlichen Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten sind sehr umfangreich und ändern sich oft. Das betrifft insbesondere die klassischen Lieblingsbereiche der Prüfer (Reise- und Bewirtungskosten, stornierte Rechnungen, Kassenbücher etc.). Mit Checklisten – wie sie etwa die Steuerberaterkammern anbieten –, Handlungsanweisungen und sogar möglichen Sanktionen schaffen Sie ein Bewusstsein für notwendige Vorgaben. Genauso wichtig: Sie brauchen ein internes Kontrollsystem, um Verstöße schnell aufzuspüren.

9. Professionelle Hilfe holen. Steuerberater gehen täglich und routiniert mit den Finanzbehörden um. Sie helfen bei der Prüfungsvorbereitung und alleine ihre Existenz gilt bei den Behörden als risikomindernder Faktor – und senkt damit das für jeden Steuerpflichtigen bezifferte „Steuerrisiko“. Tatkräftige Hilfe vom Fachmann ist umso notwendiger, als Betriebsprüfer häufig ausgefeilte statistische Verfahren (Chi-Quadrat-Anpassungstest, Benford-Analyse, Zeitreihenvergleiche, summarische Risikoprüfung etc.) verwenden, deren Einsatz und Tragweite der Steuerberater besser einschätzen kann . Zumindest bei Eröffnungs-, Zwischen- und Schlussbesprechungen ist die Anwesenheit des Steuerberaters empfehlenswert.

Autor: Wilhelm Baumeister, Produktmanager bei proALPHA Business Solutions GmbH
Wilhelm Baumeister ist als Produktmanager bei der proALPHA Business Solutions GmbH zuständig für die Entwicklung der Rechnungswesen-Module. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehört es, die aktuelle Gesetzgebung im Blick zu behalten, um neue Vorschriften frühzeitig in die Lösung zu implementieren. Baumeister studierte Betriebswirtschaft mit den Schwerpunkten Rechnungswesen und Controlling an der Fachhochschule Münster.

http://www.proalpha.de

aktuelle ausgabe

Titel5 18Unter anderem lesen Sie in der aktuellen Ausgabe:

BITMi: Kompetenzzentrum IT-Wirtschaft

Dropbox, AWS und Co. - alles (k)ein Problem?

Orgatec: Chancen & Herausforderungen der Arbeitswelten von morgen

Lust auf mehr? - Einfach unter download als PDF

messen + events

partner

verband

newsletter

Ich möchte mich für den kostenlosen Newsletter an- oder abmelden




Datenschutzrichtlinie