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Dokumenten Management- und Archivsystem berücksichtigt auch Spaßfaktor aus Anwendersicht |
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Freitag, den 25. Juni 2010 um 04:09 Uhr |
Seit zwei Jahren betreibt die Dmsfactory GmbH in Kooperation mit der Hochschule Darmstadt ein „DMS Usability Lab“. Daraus hervorgegangene neue Erkenntnisse zur Anwendbarkeit und zum „Faktor Spaß“ gingen bei der Nutzung von DMS-Software in die aktuelle Version 4.6 von 'Tinca' ein, die ab August verfügbar ist. Dazu gehören auch eine verbesserte Anwenderführung (mit weniger Klicks), ein intuitiv zu bedienender Anzeigebereich und neue Werkzeuge wie erweiterte Scan- und Importfunktionen sowie eine elektronische Laufmappe (Akte).
Seit 14 Jahren ist Tinca , die Anwendungssoftware für DMS und Archivierung der Dmsfactory GmbH, bereits auf dem Markt. Übersichtlichkeit bei der Anzeige und Verarbeitung von elektronischen Dokumenten gehören seit Anbeginn zum Entwicklungskonzept. Manfred Forst, Mitbegründer der Dmsfactory und Erfinder von Tinca : „Neben dem zweckmäßigen Einsatz sind leichte Erlernbarkeit und eine ergonomische Handhabung die wesentlichen Erfolgsfaktoren ein schnellen ROI mit DMS-Software.“ Dies sind auch die Erkenntnisse aus umfangreichen Usability Tests der letzten zwei Jahre in Kooperation mit dem Usability Lab der Hochschule Darmstadt. Schon in die aktuelle Tinca Version 4.5 sind diese Erkenntnisse eingeflossen.
Das neue Release 4.6 wartet nun mit weiteren Verbesserungen auf. Optimiert wurde zum Beispiel die Anwenderführung beim Wechseln von Dokument-Archivierung und Suche, sodass Universal-Anwender viele Klicks und damit Zeit sparen. Intuitiver zu bedienen ist in Tinca 4.6 der Anzeigebereich (Viewer) für Dokumente. Die Steuerung der Anzeige und die Auswahl von Annotationen wurden in den Viewer integriert – vorteilhaft, wenn dieser auf einen zweiten Monitor gelegt wird.
Weiter ausgebaut wurden in der neuen Tinca -Standardversion die Funktionen zur Vorverarbeitung rund um das Scannen und Importieren. Durch weitgehende Standardisierung und Automatisierung lassen sich unterschiedlichste wiederkehrende Scan und Importaufgaben erledigen, egal, ob die Dateien über Scanner, Multifunktionsgeräte oder Übergabeverzeichnisse eintreffen. Alle Einstellungen für die Vorverarbeitung werden in Profilen hinterlegt und stehen beim Scannen und Importieren zur Verfügung. Stapel werden automatisch in einzelne Dokumente aufgetrennt, für die Archivierung vorverarbeitet und automatisch archiviert. Die Schlagworte für eine spätere Suche der Dokumente in einem Archiv können dabei flexibel aus Barcodes, Systemvariablen oder einer Stammdatenbank gewonnen werden. Auf die in Profilen gespeicherten Einstellungen kann der Anwender später immer wieder zugreifen.
Mehr Übersichtlichkeit bietet in Tinca 4.6 die elektronische Laufmappe (Akte). Unter anderem kann die Liste der Dokumente oder Archivlinks nun nach Kriterien wie Datum der Erzeugung, Erzeuger oder beliebigen Schlagworten sortiert werden. Völlig neu geordnet wurde auch das Optionsfenster von Tinca Enterprise. Individuelle Einstellmöglichkeiten für alte und neue Funktionen werden nun verständlicher präsentiert und laden den Anwende
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