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PDF/A – ein ISO-Standard mit Format
Beim Stichwort Langzeitarchivierung beginnen wahrscheinlich einige zu gähnen, klingt das doch zunächst nach verstaubten Akten und dunklen Kellern. Spätestens aber nach Unglücksereignissen, deren Folgen auch die Zerstörung vieler Dokumente zur Folge hatten, ist das Thema plötzlich wieder im Mittelpunkt der Diskussion. Wie überliefern wir im heutigen Informationszeitalter das Wissen unserer Zeit, wie das unserer Ahnen an zukünftige Generationen?
Was ist eigentlich PDF/A?
PDF/A ist der ISO Standard 19005 zur Langzeitarchivierung im PDF-Format. Es stellt eine definierte eingegrenzte Variante von PDF dar, ein standardisiertes Profil zur Verwendung von PDF in der Langzeitarchivierung. Der Standard schreibt detailliert vor, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht. Damit soll die langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert werden, unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden.
Die Vorteile von PDF/A, wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche, machen es zu einem bevorzugtem Archivierungsformat, das bei zahlreichen internationalen Behörden und Unternehmen das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.
 Rory Staunton, Analyst bei Strategy Partners, UK, geht davon aus, dass die gegenwärtige Rezession hilfreich ist, dass PDF/A ein weitverbreiteter und viel genutzter Informationsstandard wird. "Konsumer und Unternehmen schätzen die Sicherheit des ISO-Standards, der Unsicherheiten bei Text-, Website- oder anderen Bildformaten überwindet."
Das ISO-Standardformat für Langzeitarchivierung PDF/A wird inzwischen europaweit umfassend wahrgenommen und findet in fast allen Projekten Berücksichtigung. Dies ist das Ergebnis einer Umfrage, die das PDF/A Competence Center Ende 2008 durchgeführt hat. Im Vergleich zu den Ergebnissen der Umfrage aus 2007 zeichnet sich ein kontinuierlicher Zuwachs der Benutzerzahl ab. So planen ungefähr 50 Prozent der rund 400 Befragten aus Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, in den nächsten zwölf Monaten PDF/A einzuführen. Parallel dazu nahm die Zahl derjenigen entsprechend ab (um je fünf Prozent), die noch mit den älteren Archivierungsformaten TIFF, JPEG oder dem einfachen PDF arbeiten. Deutlich zeigte die Umfrage außerdem auf, dass PDF/A zunehmend bei der E-Mail-Archivierung zum Einsatz kommt.
Es gibt viele Gründe, die für das PDF/A-Format sprechen: Anwender, die sich dafür entscheiden, haben die Garantie, dass die Dokumente langfristig lesbar erhalten bleiben. Sie entsprechen somit gesetzlichen Anforderungen und haben gleichzeitig die Sicherheit, dass digital abgelegte Informationen über Jahrzehnte hinweg verfügbar bleiben. Entsprechend wechseln immer mehr zu dem 2005 veröffentlichten Format, um damit maximale Sicherheit zu erhalten.
In seiner Umfrage über die aktuelle Lage von PDF/A stellte das PDF/A Competence Center jetzt fest, dass aktuell 95 Prozent der Befragten IT-Entscheider das PDF/A-Format kennen, 16 Prozent es aktiv nutzen und 75 Prozent kurz- bis langfristig die Einführung von PDF/A planen.
Die Umfrage gibt außerdem Aufschluss über die aktuellen und künftigen Einsatzgebiete von PDF/A. Sie werden vorrangig in der Digitalisierung von Dokumenten sowie der Konvertierung digitaler Originaldokumente und existierender PDF-Dateien gesehen. Gegenüber der Umfrage aus 2007 sticht eine merkliche Zunahme im Bereich der E-Mail-Archivierung heraus. Sie ist auf die zunehmenden E-Mail-Archivierungsprojekte zurückzuführen, die derzeit aufgrund gesetzlicher Regulierungen durchgeführt werden.
 „Die Vorteile der Archivierung im PDF/A-Format setzen sich immer mehr durch. Kaum noch ein Projekt, wo nicht zumindest PDF/A als mögliches Format berücksichtigt wird“, erklärt Rainer Lemke, Geschäftsführer des PDF/A Competence Center. „Die bisherige Aufklärungsarbeit des PDF/A Competence Center trägt hier weiter Früchte und sorgt für kontinuierlichen Zuwachs bei der Verbreitung von PDF/A. Trotzdem zeigt die Umfrage, dass es immer noch eine Menge Unternehmen gibt, die ihre Dokumente einfach im Originalformat archivieren – ein sehr riskantes Vorgehen, was die künftige Reproduzierbarkeit der Dokumente betrifft.“
Eine Archivierung im Originalformat kann nicht die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Verfügbarkeit von revisionspflichtigen Dokumenten erfüllen. Bei einer Archivierung im Originalformat ist die gesicherte Lesbarkeit der Dokumente im Rahmen der rasanten Weiterentwicklung der IT nach wenigen Jahren nicht mehr gegeben. Nur unter hohem Kostenaufwand können Inhalte dann noch zugänglich gemacht werden. Eine entsprechende gesetzeskonforme Strategie ist deshalb für jedes Unternehmen unumgänglich.
Das PDF/A Competence Center wurde 2006 als internationaler Verband gegründet. Ziel des Verbandes ist die Förderung des Informations- und Erfahrungsaustausches auf dem Gebiet der Langzeitarchivierung gemäß ISO 19005: PDF/A. Innerhalb der letzten zwei Jahre traten fast 100 Unternehmen und diverse Experten aus mehr als 20 Ländern dem PDF/A Competence Center als Mitglied bei. Mehr Infos: www.pdfa.org
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