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Geschrieben von: Edgars Kalejs
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Freitag, den 11. Juni 2010 um 04:08 Uhr |
Wer aus eingehenden elektronischen Rechnungen Vorsteuer geltend machen will und dafür nur das ausgedruckte PDF-Dokument archiviert, dem drohen ärgerliche Steuernachzahlungen. Das zu verhindern bedarf einer kompletten elektronischen Archivierung von Rechnungen, wie sie die z.B. das Dokumenten Management System (DMS) „Office Manager" ermöglicht.
Übersehen werden bei der erwähnten Vorgehensweise wichtige gesetzliche Vorschriften aus dem Steuer- und Handelsrecht. Hiernach gilt: Wer Vorsteuer geltend machen will, benötigt auf dem PDF-Dokument eine qualifizierte digitale Signatur. „Es muss also die Signatur elektronisch überprüft und das Prüfungsergebnis ebenso archiviert werden wie die komplette E-Mail mit der anhängenden Rechnung“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros Krekeler.
Mit dem „Office Manager“ bietet das Softwarebüro Krekeler eine Anwender freundliche DMS-Lösung, mittels der Dokumente binnen Sekunden über Volltextindexierung und Zuordnung zu vorher festgelegten Kunden- und Projektkategorien gefunden werden können. Sowohl elektronische als auch eingescannte Dokumente können auf diese Weise abgelegt, wiedergefunden und bearbeitet werden. |
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